سید حجت هاشمی یرکی، مدیر مسئول پایگاه خبری تحلیلی ایران مراسم نیوز: روابط عمومی در برگزاری صنعت همایش چه نقش و تاثیری ایفا می کند؟ اگر این واحد در برپایی این رویداد عملکرد و کارکرد موثری نداشته باشد فرجام این همایش به کجا خواهد انجامید؟ پاسخ درست و دقیق به هر دو پرسش می تواند ما را به اهمیت و اثربخشی فعالیت روابط عمومی در برپایی همایش بیشتر متقاعد کند.
فرهنگستان زبان فارسی همایش را چنین تعریف می‌کند: «نشست‌هایی که شرکت‌کنندگان در آن‌ها نمایندگان دولت‌ها و سازمان‌ها یا متخصصان امور فرهنگی و ادبی و اجتماعی و سیاسی هستند و برای بحث و تبادل نظر و تصمیم‌گیری درباره‌ی موضوعی خاص گرد هم می‌آیند. چنین نشست‌هایی در سطح ملی یا بین‌المللی و به‌صورت دائمی یا موقت، برگزار می‌شوند». با این تعریف فرهنگستان، برپایی همایش ها در جامعه امروز دارای اهمیت زیادی است چون می تواند موضوعات مهم جامعه در آن رفع شود. بنابر این باید همه عوامل برپایی آن از جمله روابط عمومی ها از نیروهای توانمند و برنامه های موثر برخوردار باشند.
همایش ها محلی است که بطور مستقیم در یک روز خاص با مخاطبان و مدعوان سروکار دارند و اگر دستگاه مربوطه به دنبال اثرگذاری و مشتری و مخاطب بیشتری است باید به بهترین شکل، رضایت مدعوان و شرکت کنندگان را جلب کند. به طور قطع همایش با هدف معرفی و شناسایی یک یا چند محصول یا ریشه یابی یک معضل، مشکل یا پدیده اجتماعی، فرهنگی، اقتصادی، هنری و سایر موضوعات به مخاطبان برگزار می شود. به طور طبیعی هیچ همایشی بدون توجه به این موضوعات نمی تواند برگزار شود و اگر هم برپا شود از دستاوردهای رویداد بدور خواهد ماند.
همایش رویدادی است که واحد روابط عمومی دستگاه مربوطه از زمان شکل گیری آن، نقش داشته و این اثرگذاری تا روز برپایی مراسم و حتی پس از آن نیز به قوت خود ادامه خواهد یافت. به بیان دیگر نقش روابط عمومی ها در برگزاری یک همایش، از روز نخست تا پایان آن، هر روز نسبت به روز پیش پررنگ تر خواهد شد و چنانچه به این مساله بی توجهی شود به همان نسبت همایش از کسب نتایج مثبت به دور خواهد ماند.
وقتی وارد محل برپایی یک همایش با استاندارد می شویم به طور طبیعی باید همه مسئولان و کارکنان روابط عمومی در مکان پیش بینی شده خود استقرار یافته باشند و مراجعه کنندگان را با برخورد مناسب راهنمایی کنند و چنانچه محتوایی از موضوع رویداد دارند در اختیار آنان قرار دهند. روز همایش معمولا شلوغ ترین و درعین حال مهمترین زمان رویداد است که مدیران و کارکنان روابط عمومی باید هرچه هنر دارند به پای مخاطبان بریزند تا آنان با یک روز خوب و درعین حال سودمند محل را ترک کنند. این ساده ترین فعالیت روابط عمومی ها در این روز است که انجام موفقیت آمیز این فعالیت ها، به قطع با آموزش های مناسب پیش از رویداد برای کارکنان روابط عمومی حاصل خواهد شد.
وظیفه اصلی روابط عمومی ایجاد و برقراری موثرترین ارتباط بین دستگاه مربوط با مخاطبان، مشتریان یا مردم است. محصولی که از همایش های بیرون می آید قطعا برای امورات جامعه است و جامعه نیز متشکل از مردم است که این محصولات را تهیه یا خریداری می کنند. همه دستاوردهایی که یک همایش می تواند برای دستگاه مربوطه داشته باشد تا میزان زیادی به شیوه فعالیت روابط عمومی بر می گردد و به عبارتی موفقیت و موفقیت برگزار نشدن رویداد به انوع کار روابط عمومی وابسته است.
موفقیت کار روابط عمومی تا میزان زیادی به برخورد و اهمیتی که بالاترین مقام و مسئولان پایین دستی به این واحدها قائل می شوند، هست. روابط عمومی مشاور امین مدیر و همه کارکنان دستگاه است بنابر این اعتماد به این واحد راه رسیدن به موفقیت ها را هموارتر می کند. اگر روابط عمومی در دستگاه و به ویژه همایش ها از فعالیت های صرف تبلیغات دور شوند و به مفاهم و ارتباطات دوسویه بین دستگاه خود و مخاطبان بپردازند می توانند، رسیدن به موفقیت ها را دو چندان کنند.
ماهیت روابط عمومی کسب اطلاعات و جمع آوری نظرات مخاطبان و مردم است و این اطلاعات موثق بزرگترین سرمایه یک سازمان محسوب می شود زیرا دستگاه مربوطه با داشتن چنین اطلاعات ذیقیمتی می تواند بهترین تصمیم را برای حفظ مخاطب و کسب منافع بیشتر کسب کند. بنابر این برای داشتن یک دستگاه پویا، داشتن یک روابط عمومی کارآمد، توانمند و نوآور و خلاق از ضرورت هاست و اگر وجود روابط عمومی در دستگاه ها و سازمان ها ضروری است در رویدادهایی مانند همایش ها با اهمیتی که گفته شد ضروری تر است و در هیچ شرایطی نباید این واحد در این رویدادها مورد بی توجهی قرار گیرد تا اثرگذاری خود را از دست بدهند.
سید حجت هاشمی یرکی/