ایران مراسم نیوز / صادق جهانی: هر وقت که به یک ارگان و یا سازمان دولتی یا شبه دولتی پا می گذاریم اولین چیزی که در تابلو اعلانات به چشم می خورد، پوستر برگزاری همایش یا کنگره ها از کوچک تا بزرگ است. اینکه چرا این همایش ها برگزار می شود حتما هدفی را دنبال می کنند اما اینکه چقدر خروجی دارند موضوعی است که باید مورد بررسی قرار گیرد. به این معنا که چقدر این همایش ها و کنگره ها برای یک سازمان دولتی هزینه فایده دارد و چند درصد مخاطبان و گروه هدف را این نوع برنامه ها جذب می کنند. در این گزارش نگاهی داریم به میزان هزینه کرد در بخش های مختلف یک برنامه مانند همایش و کنفرانس. حالا می خواهیم به شما نشان دهیم که یک همایش چقدر برای یک سازمانی که بودجه آن از دولت و به نوعی از جیب مردم تامین می شود، خرج برمی‌دارد؟
به گزارش پایگاه خبری-تحلیلی ایران مراسم نیوز، آنچه تا به حال درباره برگزاری همایش‌ها و سمینارهای بی‌حاصل دولتی در رسانه‌ها مطرح شده، بیشتر در حد کلی‌گویی بوده و از آمار و ارقام قابل لمس، خالی است. به همین دلیل، شاید کمتر سراغ داشته باشیم که شهروندان بدانند یک همایش برای بیت‌المالی که متعلق به آنان هم هست، چقدر هزینه می‌تراشد و مهم‌تر آن که فایده و سود و بهره این همایش‌ها برای شهروندان و کشور چیست.
پس به نظر می‌رسد بازخوانی میدانی هزینه‌های برگزاری همایش‌های دولتی با استناد به ارقامی که به‌راحتی از طریق چند مراجعه و پرس‌وجوی ساده قابل دسترسی است؛ در سالی که سال اصلاح الگوی مصرف نامیده شده، اهمیت ویژه‌ای دارد. زیرا که توجه به آن می‌تواند، برخی دستگاه‌های دولتی را از برگزاری همایش‌های بیهوده، منصرف و پول صرفه‌جویی شده را صرف کارهای متعدد و ضروری بر زمین مانده کشور کند. اگر فقط یک سال هم این چنین شود، باز در حد خود ارزشمند است.
سالن‌های تهران
قبل از برگزاری هر سمینار، دستگاه دولتی باید سراغ رزرو سالن مناسبی برود؛ سالنی که حداقل گنجایش 500 تا 800نفر را داشته باشد، چرا که در پای سخنان فلان مدیر یا مسئول باید تعداد کافی شنونده حاضر باشد. سالن باید سن و جایگاه مناسب سخنرانی هم داشته باشد تا تقدیرها و جوایز در فضایی باشکوه اهدا شود.
نورپردازی، صدای مناسب، دکور، گل‌آرایی، پیش‌بینی تابلوها و استندهای تبلیغاتی مناسب و خلاصه هر چه فضا را برای برگزاری آبرومند همایش مهیا کند، باید وجود داشته باشد. گشتی در تهران نشان می‌دهد مکان‌های این‌چنینی که مطابق با استانداردهای سنگین و رنگین و در شأن سمینارهای دولتی باشد، زیاد نیست. تالار بزرگ کشور، مرکز همایش‌های بین‌المللی ، مرکز همایش‌های قوه قضاییه در پل رومی، مرکز تازه‌ساز همایش‌های میلاد، مجموعه اریکه ایرانیان، سالن اجلاس سران کنفرانس اسلامی، مرکز همایش‌های رازی، مرکز همایش‌های وزارت خارجه، چند هتل بزرگ مانند هتل استقلال، هتل هما، هتل انقلاب، هتل لاله، هتل المپیک، چند تالار بزرگ چون تالار وحدت، تالا رودکی و سرانجام چند فرهنگسرای آبرومند مانند فرهنگسرای نیاوران؛ مکان‌هایی هستند که خدمات استاندارد و به اصطلاح در شأن سمینارها و همایش‌های دولتی را ارائه می‌کنند. حالا فرض کنید شما به عنوان نماینده یک دستگاه دولتی می‌خواهید برای بازدید و رزرو جا به چند مکان از فهرست یادشده مراجعه کنید.
سالنی را در نظر بگیرید با گنجایش حدود 800نفر همچنین چند سالن جانبی کوچک‌تر به همراه رستوران و پذیرایی، میان وعده روزگاهی و عصرگاهی که در کنار دارد. این مرکز خدمات فیلمبرداری و صدابرداری و نورپردازی مداربسته، گل‌آرایی، تغییر دکور سن و عکاسی ارائه میکند.
اتاق مخصوص خبرنگاران و خدمات ویژه تشریفات چون اتاق وی.آی.پی(VIP) و سالن جانبی مخصوص برگزاری نمایشگاه نیز از دیگر مزیت‌های آن است که خدماتش را کیفی و متناسب استاندارد می‌سازد.
هم‌اکنون که تقویم رزرو این سالن تا بهمن97 پر است، تازه اگر زمان مناسب خالی گیر بیاورید برای دریافت تمام خدمات یادشده در یک روز حدود 100میلیون تومان باید بپردازید. تازه هزینه غذا هم جداگانه است. حداقل هزینه غذا به ازای هر نفر 30هزار تومان است که اگر فقط ظرفیت سالن اصلی یعنی 800 نفر بخواهند یک وعده غذا بخورند، سازمان باید 24میلیون تومان جداگانه بپردازد!
به سالن دوم سر می‌زنیم؛ مرکز همایش‌های بین‌المللی میلاد در کنار برج میلاد و حاشیه بزرگراه همت. سالن اصلی این مرکز گنجایش 1600نفر را دارد و با ارائه تمامی خدمات مورد نیاز یاد شده برای یک روز کامل 63میلیون تومان درخواست میکند که البته تهیه و سرو غذا برای هر نفر در حدود 35 هزار تومان در کف قیمت است.
هزینه‌های خارج از سالن
با این حال فهرست هزینه‌های برگزاری یک سمینار در همین نقطه تمام نمی‌شود. زیرا هنوز هزینه‌های خارج از سالن همایش باقی است. این هزینه‌ها عبارتند از: استخدام نیروهای اجرایی برای پذیرایی، راهنمایی، نصب دکور، خدمات و سایر امورات. چاپ بروشور، بنر، پوستر، کاتالوگ، سربرگ و سایر مواد چاپی لازم، خرید هدایای تبلیغاتی چون کیف و خودکار و ساعت مچی و غیره، هزینه گروه احتمالی سرود یا نمایش و تهیه و ساخت تیزر یا فیلم همایش و پخش به طور رپورتاژآگهی از رسانه‌ها که این روزها بسیار مد شده است.
طبق محاسبات صورت گرفته توسط کارپرداز یکی از سالن‌های برگزاری همایش پایتخت که این‌گونه خدمات را نیز به مشتری عرضه می‌کرد، به ازای هر نفر، حدود 150هزار تومان هزینه‌های جانبی هر همایش است که البته این رقم کف است. در این صورت برای برگزاری بخش دوم یک همایش مثلا 500نفره باید علاوه بر پول سالن و خورد و خوراک و غیره، 75میلیون تومان نیز برای تشریفات و هدایا و بروشور گزارش کار و سایر خدمات هزینه شود.
محاسبات نهایی
حالا شاید بتوان هزینه متوسط برگزاری یک همایش کاملا معمولی نصف روزه 800 نفره را که به ناهار یا شام ختم شود، محاسبه کرد: سالن 63میلیون تومان بعلاوه 56میلیون تومان غذا و 75میلیون تومان هزینه‌های جانبی، رقم 194 میلیون تومان را به عنوان رقم کف و حداقلی به دست می‌دهد.
به خاطر داشته باشید این رقم برای یک همایش کاملا داخلی است و فرض بر این است که تمام مدعوین از تهران در همایش حضور یابند و پول احتمالی بلیت رفت و برگشت هواپیما برای عزیمت مهمانان از سایر نقاط ایران پرداخت نشود.
مدل محاسباتی ما شامل همایش‌های بین‌المللی هم نمی‌شود که بلیت رفت و برگشت خارجی و اقامت در هتل‌های چندستاره و گردش‌های پرخرج توریستی یا هدایای گرانقیمت مانند صنایع دستی یا قالیچه و زعفران جزو جدایی‌ناپذیر آن محسوب می‌شود، می‌بینیم که 192 میلیون تومانی که مورد محاسبه قرار گرفته در برابر ارقام حداکثری تا چه حد کوچک و بی‌کلاس است...
قطعا کارشناسان اقتصادی حذف همایش‌های عمدتا بی‌مصرف را یکی از راهکارها برای تحقق اهداف صرفه جویی در هزینه‌ها یادآوری می‌کنند.
به گفته آنان، اکثر این همایش‌ها، دستاورد خاصی را به دنبال ندارد و نتیجه ای جز یک کتاب خلاصه مقالات که مطالعه نشده در گوشه کتابخانه‌ای خاک می‌خورد، در بر ندارد. البته همایش‌ها و سمینارهای اجرایی و مفید از این قاعده مستثنا است اما چشمان با انصاف گواهی می‌دهند که چقدر از سمینارها و همایش‌های دولتی غیرضرور و بی‌مصرف است.
البته سازمان اداری و استخدامی کشور به منظور ارتقاء بهره وری همایش ها، جلوگیری از صرف هزینه های زاید، منطبق کردن عناوین، موضوعات و مباحث همایش ها با مأموریت‌ها، سیاست‌ها و وظایف اصلی دستگاه‌های اجرایی ضوابط و استانداردهای مربوط به ساماندهی برگزاری، مشارکت و حمایت از همایش‌ها، کنفرانس‌ها، جشن‌ها، سیمنارها و عناوین مشابه اقدام به تهیه "آیین نامه ضوابط و استانداردهای ساماندهی همایش‌های دستگاه های اجرایی" کرد و آن را جهت سیر مراحل تصویب به هیئت دولت ارایه کرد.
باید دید این آیین نامه از سوی جامعه هدف آن به طور کامل رعایت و اجرا می شود یا خیر؟! که اجرای این آیین نامه، همکاری تمامی دستگاه‌های نظارتی را لازم دارد./1