ایران مراسم نیوز:
برگزاری
رویدادهای نمایشگاهی از جمله مشاغل دشواری است که همواره با چالش‌های
فراوانی روبه‌رو است. مدیریت این چالش‌ها از طریق به حداکثر رساندن میزان
هماهنگی‌ها، افزایش سرعت و بالابردن میزان نظم حاکم امکان‌پذیر است.به گزارش خبرنگار پایگاه خبری-تحلیلی ایران مراسم نیوز،
در این میان، مدیریت مراجعه‌کنندگان امری به نسبت دشوار محسوب می‌شود. حجم بالای بازدیدکنندگان هر نمایشگاه و
لزوم برقراری ارتباطات میان مشارکت‌کنندگان و بازدیدکنندگان برای مراودات
کاری در آینده وضعیت پیچیده‌ای را فراهم می‌آورد که در جریان آن غرفه‌داران
باید به‌طور جداگانه اطلاعات تماس مراجعه‌کنندگان را دریافت کند و شمار
بسیاری کارت ویزیت میان طرفین رد و بدل شود. تکرار این روند، زمانبر بوده و
این مسئله با محیط حرفه‌ای و سرعت فعالیت نمایشگاهی همخوانی چندانی ندارد.
به علاوه در این فرآیند اطلاعات مسیر سردرگمی را طی خواهند کرد. حجم زیاد
فرم‌های دریافت اطلاعات مراجعه‌کنندگان در هر غرفه کار سازماندهی و
بهره‌برداری از آنها را دشوار می‌کند و برای بازدیدکنندگان نمایشگاه نیز که
ناچار هستند اطلاعات خود را در هر غرفه به‌طور جداگانه وارد کنند، موجبات
دردسر می‌شود. بدیهی است غرفه‌دار به‌جای آنکه درگیری و دغدغه گرفتن
اطلاعات از مراجعه‌کننده را داشته باشد باید زمان خود را برای بازاریابی و
صحبت درباره محصول و خدمات شرکت خود صرف کند.
ثبت اطلاعات بازدیدکنندگان
نمایشگاه بین‌المللی اصفهان در
محل جدید، فرآیند ثبت‌نام مکانیزه تمامی بازدیدکنندگان رویدادهای
نمایشگاهی را برای به حداکثر رساندن ثبت اطلاعات و استفاده بهینه از آن جهت
ارتقای سطح کمی و کیفی نمایشگاه در سال‌های آتی و کمک به برگزارکنندگان و
مشارکت‌کنندگان فراهم کرده است. گردآوری این اطلاعات آنجا اهمیت می‌یابد که
بدانیم اصفهان دومین استان صنعتی
کشور پس از پایتخت به‌شمار می‌رود و فعال‌ترین بازرگانان کشور را در خود
پرورش داده است و نمایشگاه اصفهان نیز به جهت زیرساختی محیطی منحصر به فرد
را برای حضور فعالان اقتصادی و تجار فراهم آورده است. چنین شرایطی اهمیت
ثبت داده‌ها را برای ایجاد تحرک و پویایی هرچه بیشتر فضای نمایشگاه و ایجاد
نظم در فرآیندها دو چندان می‌کند. ثبت داده‌ها همواره یکی از بخش‌های
پراهمیت در جریان برگزاری نمایشگاه بوده است و در گذشته یعنی محل پیشین
نمایشگاه اصفهان نیز اقدامات مرتبط با این فرآیند انجام می‌شد اما از یک سو
زیرساخت تخصصی به این منظور تعریف نشده بود و در بهترین حالت و در شرایطی
که عملیات رجیستری برای برخی از عناوین نمایشگاهی اهمیت داشت، این امر از
طریق استقرار میزهای سیار در ورودی نمایشگاه انجام می‌شد که عمدتا موجب
ازدحام بازدیدکنندگان در ورودی و اجبار به صرف‌نظر کردن از دریافت اطلاعات
شمار زیادی از آنها می‌شد. به علاوه این امر گاه از طریق سیستم‌های دستی و
استفاده از فرم‌های نظرسنجی کاغذی و گاه با کمک تبلت انجام می‌شد که زمان
زیادی را هم از بازدیدکنندگان و هم از نیروهای رجیستری می‌گرفت.
مشخصات ساختمان رجیستری نمایشگاه
در
سازه جدید نمایشگاه اصفهان ساختمان ویژه رجیستری و پذیرش در ورودی سالن
پیش‌بینی شده است. این ساختمان 3 هزار مترمربع زیربنا دارد و 3 طبقه را در
خود جای داده است. طبقه همکف سالن رجیستری نمایشگاه بین‌المللی اصفهان، 4
در اصلی دارد که بازدیدکنندگان می‌توانند پس از پایان عملیات پذیرش، از هر
یک از درها وارد فضای نمایشگاه شوند. ویژگی استفاده از 4 در در 4 نقطه
ساختمان رجیستری این است که در صورت برگزاری نمایشگاه‌های همزمان، هر یک از
درها به یک نمایشگاه اختصاص می‌یابد و مخاطبان را به سمت نمایشگاه موردنظر
خود راهنمایی می‌کند. در این طبقه، دو بال شمالی و جنوبی وجود دارد که
فضاهای مختلفی را در خود جای داده است. نکته قابل‌توجه دیگر در این مجموعه،
پیش‌بینی اتاق امانات در ساختمان رجیستری است. به این ترتیب،
بازدیدکنندگان از نمایشگاه می‌توانند وسایل اضافی خود را به اتاق امانات
بسپارند و بدون محدودیت حمل وسایل اضافی از نمایشگاه بازدید کنند. در مقابل
اتاق امانات، اتاق دیگری قرار دارد که به عنوان اتاق انتظار پیش‌بینی شده
است. این اتاق به‌منظور جلوگیری از ازدحام مقابل کانترهای ثبت اطلاعات سالن
رجیستری در نظر گرفته‌شده تا از سویی از بی‌نظمی‌های احتمالی جلوگیری شود و
از سوی دیگر، موجبات استراحت و آسودگی بازدیدکنندگان را فراهم آورد.
همچنین
استفاده از دو کانتر برای انجام عملیات رجیستری در طبقه همکف ساختمان
پذیرش نمایشگاه بین‌المللی اصفهان پیش‌بینی شده که سبب تسریع در عملیات ثبت
اطلاعات بازدیدکنندگان و مراجعان نمایشگاه می‌شود. دیگر بخش‌های این طبقه
هم کاربری عبوری و لابی دارند تا محلی برای عبور بازدیدکنندگان و ورود به
فضای نمایشگاه باشد. طبقه اول ساختمان رجیستری و پذیرش نیز سالن کنفرانس
خبری و سالن‌های VIP را در خود جای داده است. در سالن کنفرانس، گردهمایی‌ها
و همچنین نشست‌های خبری مرتبط با هر نمایشگاه برگزار می‌شوند. این سالن،
اشراف و تسلط کاملی بر فضای نمایشگاهی دارد و حاضران در نشست‌های خبری
به‌راحتی می‌توانند فضای نمایشگاهی را تحت‌نظر داشته باشند. سالن‌های VIP
نیز به‌منظور پذیرایی از مهمانان ویژه و مسئولان دعوت شده به نمایشگاه
ایجاد شده‌اند. در این سالن‌ها، امکان مذاکرات تجاری میان
مدیران شرکت‌های بخش خصوصی با مسئولان دولتی وجود دارد و از سوی دیگر، در
روزهای برگزاری نمایشگاه، به محلی برای بحث و بررسی مسائل و مشکلات
حوزه‌های مختلف تبدیل می‌شود.
استفاده از معماری بی‌نظیر
نکته
قابل‌ملاحظه دیگر درباره ساختمان رجیستری نمایشگاه اصفهان، معماری
خارق‌العاده این بناست که آمیخته‌ای از هنرهای گره‌چینی، کاشیکاری،
مینیاتور، گچ‌بری، هنرهای چوبی و... محسوب می‌شود و عالی‌ترین تزئینات و
کاشیکاری‌ها در آن به‌کار گرفته شده که زیبایی بصری منحصر به فردی را ایجاد
کرده است. بنای ساختمان رجیستری از آنجا که ورودی سالن نمایشگاه محسوب
می‌شود، مخاطب را از گذشته اصفهان به حال این شهر پیوند می‌زند.
مسافری
که از خارج از استان یا از کشورهای خارجی برای بازدید از نمایشگاه حاضر
می‌شود، اگر قرار نباشد در شهر اصفهان زمانی را سپری کند، قادر خواهد بود
از طریق حضور در همین سالن روح اصفهان را دریابد و با سویه‌هایی از هنر و
معماری این شهر آشنایی پیدا کند. برای شهروندان اصفهانی نیز این بنا بدون
شک غرورآفرین خواهد بود، چراکه از یک سو یادآور هنر و شکوه گذشته اصفهان
است و از دیگر سو با ورود به سالن امیرکبیر و تماشای توأمان عظمت سازه و
فعالیت‌های اقتصادی، آینده روبه توسعه اصفهان را به تماشا خواهند نشست.
کاشیکاری‌ها و تزئینات به‌کارگرفته شده در این ساختمان الهام گرفته از
معماری هتل عباسی به‌عنوان یکی از فاخرترین آثار دوران صفوی است که چشم هر
بیننده‌ای را به خود خیره می‌کند. نقش و نگارهای به‌کار رفته در سقف‌ها،
ستون‌ها و دیوارهای آن، جلوه‌هایی از معماری و هنر صفوی را در خود جای داده
که نمای کم‌نظیری را ایجاد کرده است.
زیرساخت‌های جدید نرم‌افزاری
شکوه
زیرساخت در نظرگرفته شده برای این فرآیند، بازتابی از اهمیت آن برای
فعالیت‌های نمایشگاه است. درباره امکانات نرم‌افزاری نیز تلاش شده
به‌روزترین روش‌ها و جدیدترین فناوری‌ها برای دریافت داده‌های
بازدیدکنندگان مورد استفاده قرار گیرد تا آنجا که می‌توان ادعا کرد این سبک
از رجیستری در میان سایت‌های نمایشگاهی ایران بی‌سابقه است. در این جریان
ثبت اطلاعات از دو روش آنلاین و آفلاین انجام می‌شود. در روش آنلاین،
مخاطبان می‌توانند مراحل کار را از هرکجا خارج از نمایشگاه و حتی در منزل
از طریق اپلیکیشن، سایت نمایشگاه یا مراجعه به وب کیوسک‌های تعبیه شده در
نمایشگاه انجام دهند تا زمان کمتری را در صف انتظار برای پذیرش کنند.
همچنین شیوه آفلاین پذیرش به کارکنان بخش رجیستری کمک می‌کند تا در صورت
قطع اینترنت نیز کار خود را با همان کیفیت آنلاین انجام دهند. جمع‌آوری این
داده‌ها آنجا اهمیت دارد که در روزهای برگزاری نمایشگاه یا بعد از آن
می‌توانیم با امکان پاکسازی، فرآوری و طبقه‌بندی داده‌ها و اطلاعات مربوط
به حضور مراجعان از جمله اطلاعات جمعیت‌شناختی بازدیدکنندگان شامل جنسیت،
سن و محل سکونت، متخصص بودن، منطقه‌ای یا بین‌المللی بودن بازدیدکنندگان،
شمار آنها بر حسب ساعت و روز مراجعه، شماره‌های تماس و آدرس ایمیل که امکان
ارسال پیام کوتاه و ایمیل به بازدیدکنندگان علاقه‌مند به زمینه فعالیت
مشارکت‌کننده را فراهم می‌کند. این اطلاعات در نهایت می‌تواند نمودار درصدی
علاقه‌مندی بازدیدکنندگان به هریک از گروه‌های کالایی نمایشگاه، نمودار
درصدی مسئولیت‌های بازدیدکنندگان، درصد علاقه‌مندی به همایش‌ها، نحوه
آشنایی با نمایشگاه و.... را به صورتی طبقه‌بندی شده عرضه کند و به
برگزارکنندگان کمک می‌کند کیفیت فعالیت خود را با توجه به انتظار مخاطبان
تنظیم کنند. مشارکت‌کنندگان نیز می‌توانند از این اطلاعات برای بازاریابی و
توسعه کسب و کار خود بهره ببرند.
در نهایت باید توجه داشت که دارا بودن چنین بانک اطلاعاتی
به برگزارکنندگان قدرت پیش‌بینی و تصمیم‌گیری برای آینده را می‌دهد.
اطلاعات تماس بازدیدکنندگان در زمان پیش‌ثبت‌نام نمایشگاه در دوره آینده،
این امکان را فراهم می‌کند که گزارش‌ها و فراخوان‌های مناسب به ایشان ارسال
شود. برگزارکنندگان می‌توانند نمایشگاه جاری را با نمایشگاه دوره گذشته
مقایسه و تصمیمات استراتژیک در دوره‌های آتی را اتخاذ کنند. همچنین از طریق
هماهنگی با اسپانسرها و درج تبلیغات روی کارت‌های ورود بازدیدکنندگان و
گردن‌آویزها، نسبت به ارتقای سطح کمی و کیفی نمایشگاه اقدام کنند.